Preguntas frecuentes
¿Tienes preguntas acerca de la implementación de Notilus en tu empresa? Resuelve aquí las dudas que puedas tener sobre la implementación de la solución.
Para cualquier otra información, no dudes en contactarnos.
Utilización de Notilus
El riesgo de probar Notilus es el adoptarlo inmediatamente, y como somos jugadores, les proponemos a nuestros futuros clientes tomar este riesgo. Ponemos a disposición de nuestros futuros clientes una base de demo que pueden probar durante algunos días.
Lo ideal es, en efecto, redactar un pliego de condiciones para su proyecto. No obstante, si ustedes no están inspirados, podemos ayudarles en este primer arranque. Proponemos prestaciones de auditoría y de acompañamiento en la definición de sus necesidades y en la redacción de su pliego de condiciones.
La flexibilidad de Notilus permite adaptarlo tanto a estructuras de 25 colaboradores como a multinacionales de varias decenas de millares.
La puesta en ejecución de Notilus permite una recuperación de su inversión muy rápida y garantizada. Puede variar de algunas semanas a algunos meses según dese donde empiece evidentemente. Generalmente, nuestros clientes gozan de una recuperación de su inversión que va por término medio de 3 a 6 meses.
Colaboradores
Con vistas al uso de Notilus, y como parte del traspaso de competencias, proponemos formaciones a los usuarios clave y/o a los formadores internos. Además, ponemos a disposición de nuestros clientes guías de usuario como complemento a la ayuda en línea que viene, por defecto, en la aplicación. En todo caso, Notilus es conocida por su facilidad de uso. Cada una de las páginas de Notilus se ha concebido para que el usuario no tenga dudas. El contenido de las páginas, así como su sucesión, es muy simple e intuitivo. Se guía al usuario desde el principio hasta el final del proceso.
Por supuesto, la aplicación móvil de Notilus permite al usuario conectarse donde quiera y tratar sus notas de gastos en cualquier momento. La validación de las solicitudes de viajes y de los gastos por el gestor es también posible en situación de movilidad.
La gran mayoría de nuestros clientes utilizan tarjetas de empresa, también llamadas tarjetas corporativas, ya sean a cargo de la empresa o a cargo del empleado. Los gastos que se hagan con las tarjetas de empresa quedan registrados automáticamente en Notilus, al día, por lo que solo con un par de clics puedes hacer tu nota de gastos, ya que la gran parte de los datos ya aparecen. Integramos, en estándar y de manera segura, unos cuarenta formatos bancarios, nacionales e internacionales, directamente desde tu banco, a través de un protocolo EBICS.
Departamentos administrativos y financieros
Lo que caracteriza a DIMO Software son sus conocimientos expertos a la hora de asesorar a sus clientes en el uso y la adopción de sus soluciones. Notilus ha sido concebida con el fin de favorecer la autonomía de los administradores en su gestión diaria y a largo plazo de la solución. Por lo demás, nos encanta cuando nos enteramos de que algunos de nuestros clientes han implementado Notilus en varios países del mundo sin ni siquiera habernos solicitado unas especificaciones con anterioridad. Además, para los clientes que desean beneficiarse de nuestra experiencia y de nuestros conocimientos expertos, proponemos una oferta de asesoramiento a medida para la implementación de la solución en sus sedes nacionales o internacionales.
Puedes definir directamente el marco de tus políticas de reembolso y de viajes en Notilus. Un proceso de validación (workflow) guiará a tus empleados a la hora de realizar sus solicitudes de viaje o sus notas de gastos. Las elecciones que realicen serán parcialmente validadas en función de sus criterios, antes del envío a su superior para la aprobación definitiva.
En 20 años de experiencia, hemos incorporado en el proceso de validación de notas de gastos tantas funcionalidades que se puede adaptar a todas las complejidades de los grupos internacionales más grandes y a todas sus particularidades. El conjunto resulta visual, gráfico y flexible, ¡uno de nuestros puntos fuertes!
Ya sea para los viajeros, para el personal administrativo o para los superiores jerárquicos, Notilus propone paneles de control e informes estándares, además de la posibilidad de crear informes personalizados. Al conciliar facturas y gastos, los análisis te permiten controlar el conjunto de los gastos asociados a los desplazamientos: con un simple clic puedes disponer del coste total de los gastos realizados por departamento, proyecto, cliente, establecimiento e, incluso, por persona.
Notilus permite generar los asientos contables de los pagos y exportar automáticamente las órdenes de transferencia de los gastos profesionales directamente desde la aplicación, lo que garantiza un reembolso rápido a tus asalariados.
Cuestiones técnicas
Alojamos tus datos en un Data Center privado y con la certificación ISO 27001. El sitio principal está situado en Lyon y ningún dato está alojado fuera del territorio francés.
Por tradición, nuestra actividad principal es la integración contable de las notas de gastos. A día de hoy, Notilus está interconectado con más de 70 sistemas de información diferentes como SAP, Oracle, Sage, o Microsoft Dynamics, entre tantos otros. Tratamos igual de bien las interfaces en entrada (recursos humanos, centros de coste, código del proyecto, tipo de cambio, vehículos, gastos de tarjetas bancarias, facturas de proveedores) que las interfaces en salida (notas de gastos, anticipos, pagos, transferencias, gastos generales). Tenemos la capacidad de proponerte interfaces estándares si tienes los recursos y las competencias necesarias para gestionarlas, o interfaces a medida si lo prefieres, para una solución llave en mano.
Conviene primero precisar lo que se entiende por desmaterialización de los justificantes. Hablamos de desmaterialización cuando el documento se emite directamente en formato electrónico, que no es el caso de los justificantes de gastos. Cuando el documento original está en papel y se guarda en formato electrónico, hablamos entonces de digitalización, o digitalización del documento.
Notilus propone desde hace más de 10 años a todos sus clientes la digitalización de justificantes. En España, Notilus ya está homologado por la Agencia Tributaria, desde hace más de un año, así que nuestros clientes españoles ya no tienen que almacenar sus justificantes en papel.
Afortunadamente, hemos tomado la delantera e iniciado los procedimientos necesarios para certificar Notilus como solución de digitalización de acuerdo a las recomendaciones del Parlamento y el Consejo Europeo. Además, dentro de algunos meses, la oferta Notilus incluirá también una solución de almacenamiento, que permitirá a nuestros clientes avanzar en su política de «Cero papel», económica, respetuosa con el medioambiente y completamente segura.
Notilus está disponible en 6 idiomas: español, alemán, francés, inglés, italiano, «neerlandés-flamenco». Para otros idiomas, existen varias opciones.