Organizar los desplazamientos profesionales

Los desplazamientos profesionales son, a veces, una fuente de estrés para los viajeros ya que pueden dar lugar a incidentes. Para comprender la preocupación de sus colaboradores, resulta fundamental conocer paso a paso el proceso de un viaje de negocios.

Existen soluciones con el fin de garantizar la satisfacción de los colaboradores, pero también para facilitar la gestión y el proceso de los desplazamientos profesionales.

organizar mis desplazamientos profesionales con notilus

¿Organizar un desplazamiento profesional es sencillo?

¡Los desplazamientos profesionales pueden resultar complejos para algunos colaboradores y con razón! La larga preparación del viaje, añadida a las complicaciones vividas en desplazamientos forman un entorno propicio a tensiones, a sufrir ansiedad y pueden conllevar a un malestar y/o a una falta de productividad por parte del colaborador.

¿A través de qué medio ?

La correcta organización de un desplazamiento profesional es primordial para garantizar el éxito de un viaje. Sin embargo, no suele ser fácil  encontrarse en medio de multitud de ofertas disponibles, o dentro de las condiciones de tarificación, pero a cada cuál más compleja.

Preparar un viaje requiere organización y anticipación en la medida de lo posible. La elección de prestaciones debe hacerse, lógicamente, en función de la agenda, pero también de acuerdo con la política de viajes de empresa

Incluso antes del viaje, la simple preparación del viaje profesional representa un primer punto de fricción potencial para el viajero de negocios. La instalación de una solución agregando los diferentes tipos de servicios necesarios (tren, avión, hotel, coche de alquiler, taxi) permite paliar las dificultades; sobre todo si las normas de políticas de viajes son pre-parametrizadas y la oferta disponible es suficiente para cubrir todas sus necesidades.

bien entender el desplazamiento profesional para organizarlo con notilus

Entender bien el desplazamiento

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A menudo, un desplazamiento profesional empieza por un pre-enrutamiento: que se haga a pie, en vehículo personal, en taxi o en transporte común, permite al colaborador ir a su domicilio a la estación o al aeropuerto. Hay que prever entonces un tiempo suficiente (cosas eventuales comprendidas) para que llegue a tiempo a su tren o avión.

El tren o el avión en sí mismos pueden también ser objeto de retrasos eventuales, por esta razón, es muy recomendable ser informado por la empresa. Una vez a bordo, no hay tiempo para relajarse, hay que precisar su próxima cita, seleccionar/ ordenar/ purgar sus emails, etc.

A la llegada: post-enrutamiento. ¿Qué medios de transporte están disponibles para ir a su reunión? ¿Hay tráfico en este horario, atascos? ¿Qué tiempo hace? En resumen, muchas preguntas que su empleado se puede hacer.

La reunión va tan bien que se pasa un poco de tiempo; será complicado llegar a tiempo para coger el tren o el avión de retorno. De nuevo, ¿cuál es el estado del tráfico? ¿El transporte público está lleno? ¿Tiene la posibilidad de modificar su billete? ¿El mismo o a través de su agencia de viajes? ¿A qué hora cierra la agencia?

Supongamos que el colaborador ha llegado a su tren o avión a tiempo. Puede entonces hacer el acta de su reunión, tratar los emails de su jornada, etc. Antes de llegar a su casa a tiempo para…preparar su jornada de mañana.

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Notilus, el aliado del gestor de viajes y de sus colaboradores

¿Cómo os ayuda Notilus en vuestro día a día en tanto que Travel Manager, Departamento RH/Viajes y a vuestros colaboradores “viajeros”?

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Nuestro enfoque de la simplificación de la organización de los desplazamientos profesionales se dirige no solamente a los viajeros (solicitud de viajes, reservas, etc.) ,siño también al conjunto de los actores del proceso : desde los manager (para validación), hasta el departamento financiero (control y seguimiento del presupuesto, asignación de costes, etc) y sobre todo para el departamento RH y/o gestor de viajes/ Travel Manager (para la política de viajes en empresas, la seguridad de los viajeros, el bienestar de los empleados, etc.).

Nuestra solución ha sido concebida con el fin de no tener que pasar largos minutos a organizar un desplazamiento profesional, pero no únicamente a ello. Ha sido también concebida para ayudar a hacer respetar vuestra política de viajes de empresas y a garantizar la satisfacción de sus colaboradores en aumento, durante y después de sus desplazamientos.

La política de viajes de empresa y la tecnología

¿Cómo el gestor de viajes (o el Travel Manager) concilia las solicitudes y prerrogativas de su sociedad con las necesidades de sus empleados?

Con el paso del tiempo, Internet y los lenguajes informáticos han evolucionado enormemente, permitiendo la aparición de muchos actores tanto en viajes de placer como en viajes de negocios, incluidas agencias de viajes en línea (OTA: como Expedia, Orbitz, ouisncf o Kaya, etc.), agregadores de hoteles como los gigantes Booking.com, Hotels.com, CDS, HRS o HCorpo. Algunas start-ups incluso se han convertido en actores importantes en la industria, como Airbnb o Uber, y muchas otras pequeñas están en primer plano.

A esto se suman las tendencias y los cambios de prácticas: el Bleisure, este fino límite entre los viajes de negocios y de placer, o el Open Booking, a menudo controvertido porque está mal detenido y mal «controlado».

Vivimos con nuestro tiempo y el gestor de viajes/ Travel Manager debe tratar con diferentes generaciones de empleados; algunos habituales y fieles a los llamados canales tradicionales como la agencia de viajes y otros nacidos con un smartphone en la mano Las tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial, permiten considerar muchas evoluciones, en particular las orientadas hacia el usuario, como tienden a mostrar las tendencias.

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Seguridad de los viajeros y seguridad de los datos

La noción de duty of care ha sido integrada por un gran número de compañías en su política de viajes; Se ha convertido en una de las prioridades nº1 de las empresas en los últimos años.

la seguridad en los desplazamientos profesionales

El estrés de los viajes profesionales o el tiempo dedicado a su preparación pueden mitigarse definiendo e implementando una política de viajes clara y explícita, por otra parte, proporcionando soluciones adecuadas permitiendo preparar con calam y con toda seguridad sus viajes.

Sin embargo, la seguridad de sus viajeros y de sus datos también se incluirán en su política de viajes corporativos igualmente. La empresa es legalmente responsable de la seguridad de sus empleados mientras viaja por negocios.

En caso de problemas, además de los daños sufridos por el empleado, las repercusiones legales y financieras pueden ser catastróficas para la empresa …

Descubra nuestros artículos íntegramente dedicados a la organización de sus desplazamientos profesionales

Ir más lejos...

En nuestro enfoque de “mobility management”, nuestra solución Notilus no se limita a la simplificación de su procesamiento de solicitud de viajes o reserva. Nuestro credo es simplificar todos los procesos relacionados con la movilidad externa de sus empleados incluido el tratamiento de las notas de gastos.

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