La importancia de definir una correcta política de viajes de empresa

Aunque existen muchas formas de ponerte en contacto con tus clientes, todavía no se ha inventado nada tan eficaz como el cara a cara y un apretón de manos para cerrar un trato.

Las empresas son conscientes de la necesidad de destinar un presupuesto para los viajes corporativos, pero no siempre gestionan los gastos que ocasionan esos desplazamientos de forma eficiente. Como consecuencia, acaban perdiendo dinero.

¿Cuál sería entonces la manera correcta de gestionar los viajes de negocios? Una de las medidas más efectivas, porque así lo demuestran las estadísticas, es la implantación de una política de viajes de empresa. Es decir, la redacción y distribución de una serie de reglas para el control de los gastos derivados de la movilidad de los empleados.

Mediante este plan, deben quedar fijados los derechos y deberes tanto de los viajeros profesionales como de la compañía. Así se evitan los malos entendidos y los engaños por ambas partes.

Por tanto, no se trata simplemente de aprobar planes que establezcan unas normas para viajar, limiten los gastos por dietas y kilometraje, indiquen la clase en la que deben volar sus empleados o que marquen lo pasos para que una reserva pueda ser confirmada, por poner algunos ejemplos. Dicha política de viajes debe ser comunicada a los empleados y publicada en plataformas para que estos puedan consultarlas siempre que lo necesiten.

6 beneficios de contar con una política de viajes de empresa

Si se hace correctamente y se vela por su cumplimiento, una buena política de viajes de empresa ofrece una serie de ventajas para las compañías.

1. Ahorro económico

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Encontrar formas de reducir costes es uno de los principales objetivos de cualquier empresa. Pues bien, con un plan de movilidad, adecuado lo conseguirán. Para empezar, lo normal es que se escojan unos proveedores que seleccionen las mejores tarifas en función del destino.

Con respecto a esto, sobra decir lo necesario que es establecer un tiempo límite para solicitar la compra de un billete de avión o la reserva de un alojamiento. Los viajes de última hora suponen un sobrecoste que se debe tratar de evitar en la medida de lo posible.

Un apunte: el ahorro de dinero puede derivar en un aumento de la competitividad de tu compañía. Si reduces gastos, podrás mantener los precios de tus productos o servicios, mientras que la competencia podría tener que aumentarlos.

Eso no quiere decir que tengas que implantar una política de viajes con unos límites económicos tan estrictos que tus empleados tengan que alojarse en hoteles de mala muerte y comer de bocadillos. El truco está en encontrar el equilibrio entre contención de gastos y calidad.

2. Mayor transparencia

Al hacer pública la política de viajes, todos los empleados sabrán siempre cómo actuar en sus desplazamientos por trabajo. Si has establecido categorías de viajeros en función del puesto que ocupen dentro del organigrama de la empresa, conocerán por adelantado cuánto pueden gastar.

Del mismo modo, quedará claro qué gastos asume la empresa y cuáles corren por cuenta del trabajador desplazado de su lugar habitual de trabajo.

3. Más seguridad

un deber de todos

Los trabajadores que se pasan mucho tiempo viajando sufren percances que en ocasiones les ocasionan estrés. ¿Qué pasa si pierden el 

vuelo? ¿O sus maletas se extravían por el camino? ¿Y si tienen que realizar cambios en las reservas? Una buena política de viajes de empresa debería dar solución a estas situaciones. De esta forma, el viajero profesional sabe cómo debe actuar en cada momento.

4. Prevención del fraude

No son pocas las empresas que pierden dinero por el fraude en los viajes de trabajo. Tiques que se pasan dos veces, facturas por un importe superior al autorizado, justificantes con fechas que no coinciden con los desplazamientos… Si nadie lo controla, el coste para la compañía puede ser muy elevado. Con una política de gastos de viaje, muchas de las acciones anteriormente descritas se evitarían.

5. Ajuste del presupuesto

Al realizar informes exhaustivos, las empresas tienen un control prácticamente absoluto de los gastos de desplazamiento. Eso facilita el cálculo del presupuesto para el año siguiente.

6. Ahorro de tiempo

Establecer un plan de movilidad y fiar su cumplimiento a una gestión manual es prácticamente una pérdida de tiempo. Siempre es más efectivo contar con un software que facilite la tarea. Algunos, como Notilus, permiten personalizar los parámetros:

• Integrar la política de viaje en el proceso de reservas.
• Validar los gastos.
• Tipos de servicio: hotel, avión, tren, taxi…
• Alquiler de vehículos.
• Destinos de riesgo.
• Proveedores según destino.
• Medios de pago.

Al realizar la solicitud de viajes en la plataforma, la empresa recibe una alerta que le indicará dónde están sus trabajadores en todo momento. De esta forma, podrá velar por su seguridad y asistirle en caso de emergencia.

Además, los supervisores reciben informes de forma periódica que les permitirá comprobar si las notas de gastos cumplen o no la política de viajes corporativa. La aprobación o el rechazo será cuestión de segundos.

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