El almacenamiento de los datos asociados al viaje de negocios

Los perfiles de tus viajeros de negocios contienen datos de carácter personal relacionados con su vida privada o sus datos económicos (fecha de nacimiento, número de móvil, preferencias, contactos en caso de emergencia, alojamientos, visitas, etc.)

Al realizar el tratamiento de las notas de gastos, dispones de acceso a esos datos. Por consiguiente, tienes el deber moral y legal de responsabilizarte de su almacenamiento, de ahí que sea muy importante saber dónde están y qué uso se hace de ellos.

¿Dónde están esos datos?

Esos datos se extraen y sincronizan desde las bases de gestión de Recursos Humanos, hacia herramientas de Travel & Expense Management (como Notilus), sistemas de reservas, agencias de viajes o incluso los GDS (Global Distribución Systems).

Cabe recordar que los GDS, creados por las compañías aéreas entre 1960 y 1990, son las herramientas de trabajo de las agencias de viajes. Contienen, sobre todo, las existencias de las compañías aéreas, pero también, todos tus perfiles de viajeros y todos los viajes de tu empresa, con los datos de identidad exigidos por la seguridad aérea (incluso información de carácter analítico como la obra y el cliente visitado, si dicha información se indica en la factura de tu agencia de viajes). Los GDS son sistemas antiguos, pero se diversifican, especialmente, al colaborar en la implementación del sistema NDC (New Distribution Capability) de IATA, que permite a las compañías aéreas vender sus productos de un modo más directo, con más opciones de personalización, más imágenes y servicios.

Asimismo, los canales de reservas se multiplican con «hubs» de hoteles o taxis y las nuevas plataformas como Airbnb, Uber, Trainline, etc. Estas herramientas recuperan también los perfiles de tus viajeros con el fin de personalizar su oferta. Pero quien dice personalización, dice creación de perfiles y, en consecuencia, almacenamiento de datos personales.

¿Qué uso se hace de ellos?

A fin de cuentas, los datos del viaje de negocios puede que se transmitan a sistemas de tratamientos automatizados que se encargan de la seguridad de los viajeros (Internacional SOS, iJET, CIBT, etc.), los cuales, por su parte, instalan también aplicaciones de planificación de viajes (Google Trips, mTrip, TripIt, Wipolo), con sede, por lo general, en Estados Unidos.

De forma que los datos de carácter personal, los relativos a la vida privada de tus viajeros y a los viajes de tu empresa, se encuentran prácticamente por todo el mundo… Es de vital importancia limitar la emisión y el acceso a los datos electrónicos sensibles de las empresas; y tener la capacidad de comprobar el cumplimiento de la normativa de cara a su acceso, tratamiento y almacenamiento.

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