La gestión de la política de Travel Risk Management

«¡Socorro!» Esta llamada de auxilio no había resonado nunca tanto estos últimos dos años como a raíz de los atentados terroristas que han golpeado nuestro país.

En las empresas, estos trágicos acontecimientos han levantado un viento de pánico: «¿Cómo puedo saber dónde se encuentran mis empleados en un instante T? ». «¿He hecho todo lo que estaba en mis manos para garantizar su seguridad?»

Además de las condiciones de seguridad que cada empresa tiene la obligación de garantizar a sus empleados, es mejor anticiparse a cualquier situación que pueda presentar un riesgo.

Para ello, dos elementos entran en juego y permiten ofrecer a la empresa que los combina una ventaja determinante en la gestión de ese factor «riesgo». Pueden ser, por una parte, de naturaleza organizacional y, por otra parte, de naturaleza tecnológica.

La puesta en marcha de una política de gestión de riesgos para viajeros

Implementar una política de gestión de riesgos forma parte de un proceso que se divide en varias etapas:

  • Desarrollo de una estrategia de definición de los principales riesgos.
  • Identificación de riesgos.
  • Aplicación de una política de viajes adaptada, donde la seguridad del empleado es el eslabón de partida.
  • Identificación de dispositivos de control a través de la tecnología inherente.
  • Análisis de resultados a través de auditorías de viajeros tras el desplazamiento.

En cada etapa, unas prácticas de gestión o soluciones tecnológicas (desarrolladas en la propia empresa o resultantes de colaboraciones) pueden guiar al departamento de Travel Management en su gestión del riesgo para los viajeros:

  • Nueva organización del modelo de negocios de la empresa
  • Buenas prácticas en materia de comunicación
  • Cartografía
  • Evaluación
  • Definición de planes de acción (responsabilidad de partes interesadas de la empresa y conexión entre ellos)
  • Difusión de planes de acción
  • Indicadores
  • Comunicación de resultados
  • Formación
  • Testimonios

Estos dispositivos pueden, por tanto, permitir a la empresa ir más allá de un enfoque meramente cuantitativo del riesgo, y dan al proceso una dimensión tanto técnica como operacional.

Las herramientas tecnológicas

Cada empresa tiene la posibilidad de implementar herramientas tecnológicas desarrolladas por ellas mismas, como los portales de seguridad (Intranet), o adquirir las desarrolladas por otros agentes del sector del Corporate Travel, o de otro sector.

De hecho, para responder a las necesidades de sus empresas clientes, las TMC (Travel Management Company) o las empresas de servicios digitales proponen nuevas soluciones tecnológicas: localización en tiempo real, mapa de los países peligrosos para viajar, datos de los empleados, etc.

De forma general, el uso de estas soluciones tecnológicas se extiende con rapidez. Hay que mencionar, a este respecto, las herramientas de análisis para antes del viaje, desarrolladas por la propia empresa o por proveedores externos (análisis territoriales precisos, con mapas y reproducciones por niveles de alerta temáticos), e igualmente durante el viaje, mediante soluciones con funciones de geolocalización a partir del número de documento de viaje de los trabajadores (fechas y lugares de destino, números de vuelo, datos de contacto del hotel, etc.).

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