Haz que tu actividad Travel sea un éxito rotundo

Establecer una política de viajes es un buen comienzo, pero poner en marcha una auténtica estrategia de optimización de la partida de gastos asociada a los desplazamientos profesionales es todavía mejor.

La pregunta sigue siendo la misma cuando nos planteamos la gestión de esta partida de gastos: ¿por qué cambiar si todo va bien?

La respuesta es sencilla: la coyuntura económica evoluciona, las necesidades también, y ni que decir de los avances tecnológicos, que transforman nuestro sector cada día un poco más.

De hecho, si la tecnología está actualmente omnipresente y merece que nos interesemos de cerca en ella, un trabajo de puesta a punto de la ya existente debe realizarse con tiempo.

Para ello, el análisis de algunos de los siguientes aspectos sería un punto de partida pertinente para que hagas balance de tu gestión de los desplazamientos profesionales:

Organización estructural

  • ¿Existe un departamento de Viajes en tu empresa? En caso afirmativo, ¿cómo está estructurado? En caso negativo, ¿quién se asegura en la empresa al menos de las tareas relacionadas con los desplazamientos profesionales?
  • ¿Acaso dispones de una agencia de viajes de negocios? Si la respuesta es afirmativa, ¿únicamente se ocupa de la emisión de los billetes de los empleados o también te permite externalizar una parte de las tareas relacionadas con la gestión de esta partida de gastos?

Negociación con los proveedores

  • ¿Dispones de contratos con los proveedores de viajes?
  • ¿Dispones de las herramientas necesarias para poder analizar los gastos del año y presentar argumentos de peso en las negociaciones con tus proveedores?

Medios tecnológicos utilizados

  • ¿Dispones de una herramienta de reserva en línea? Si sí, ¿tu personal puede, en cualquier caso, realizar sus reservas en sitios para el público en general o, por el contrario, deben pasar por esta herramienta?
  • Si dispones de una herramienta de reserva en línea, ¿todos tus socios online están presentes en esa herramienta? (por ejemplo: HRS)
  • En tu empresa, ¿existen soluciones alternativas a los desplazamientos de tipo videoconferencia?
  • ¿De qué herramienta dispone tu empresa para poder realizar un seguimiento en tiempo real de los gastos asociados a viajes y efectuar los análisis estadísticos oportunos?

Política de viajes

  • ¿Dispones de una política de viajes definida? En tal caso, ¿de cuándo data su última actualización?
  • ¿La seguridad de tus trabajadores está contemplada en tu política de viajes o responde a otras reglas?
  • ¿De qué medios de pago disponen tus empleados para pagar sus gastos antes y durante sus desplazamientos profesionales?
  • ¿Cómo gestionas actualmente los gastos relativos a la organización de actividades MICE[1]? ¿Forman parte de la política de viajes de la empresa?
  • ¿Has puesto en marcha un control regular de gastos relacionados con esta partida?

Comunicación y gestión del cambio

  • ¿Cómo se informa a tus empleados de las normas relacionadas con los desplazamientos profesionales?
  • ¿Cuánto tiempo hace falta para que tus empleados adopten algún cambio, por ejemplo, una nueva herramienta?
  • ¿Tus empleados están realmente listos para cambiar sus hábitos?

Veremos en un próximo artículo como la realización de este cuestionario va a permitir destacar una herramienta indiscutible para impulsar tu actividad Travel: la tecnología.

[1] MICE acrónimo del inglés Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions. Las actividades MICE engloban reuniones de negocio, congresos, convenciones, viajes de incentivo y otras reuniones similares.

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