Política de viajes de empresa y tecnología

La industria del viaje es una compleja nebulosa que hay que entender en su conjunto. Está conformada por innumerables proveedores que ofrecen ofertas y servicios igual de interesantes unos y otros.

Por ello, la definición de una política de viajes resulta esencial para orientar a tus viajeros en sus procesos, ya que permite elaborar un marco y determinar los límites.

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Las reglas de una política de viajes

Las reglas de la política de viajes permiten determinar categorías de viajeros que tendrán derecho a tipos o niveles de servicios diferentes, en función del puesto que ocupen en el organigrama de la empresa. Permiten también preparar tus procesos de validación.

Destino y medio de transporte

Un destino puede estar cubierto por diferentes medios de transporte y por una multitud de proveedores.

La optimización de los costes no se aplica únicamente al precio de los billetes, sino también durante la fase de preparación del viaje. La selección de las ofertas y de los proveedores puede resultar un proceso muy largo. De ahí, la importancia de identificar previamente los medios de pago (en cuenta, tarjeta de empresa, tarjeta personal, tarjeta virtual, cuenta para viajes corporativos) y los proveedores más adecuados según los destinos.

El objetivo de tu política de viajes, a parte de su carácter restrictivo, debe, ante todo, estar dirigida a reducir el estrés del empleado, responder a sus interrogantes y guiarle en sus procesos de búsqueda y de reserva, garantizando, en todo momento, un presupuesto óptimo sin imponer, por ello, el contenido de los desplazamientos. Es aquí donde la preferencia dada a un programa de proveedores debe formar parte de las instrucciones que hay que comunicar a los empleados en forma de memorando, por ejemplo, para ayudarles a hacer su solicitud de viaje.

destino y modo transporte

La gestión de los programas de proveedores

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El control de los costes empieza por la identificación de los gastos. Los gastos se dividen en dos categorías principales: los reembolsados por medio de las notas de gastos, que conciernen a proveedores a menudo muy variados, y aquellos cuyos pagos son centralizados.

Los primeros no ofrecen indicios claros sobre los proveedores en cuestión y deben, por consiguiente, detallarse en un informe para poder gestionarlos. En cambio, los segundos permiten evaluar de manera muy precisa las cantidades contraídas por grupos de compras y proveedores, de forma que, al estar identificados, se pueden comprobar con facilidad. La elaboración de un programa de proveedores por tipo de servicio es necesario para gestionar los gastos de manera óptima. Con un programa de proveedores y los informes analíticos adecuados, que permitan un análisis preciso de los gastos, es posible dirigirse a los proveedores con el fin de (re)negociar convenios comerciales, incluso ver si ponerles en competencia.

Estudio comparativo de los costes por destino

Aparte de la lista de proveedores habituales, a los que se puedan aplicar pagos centralizados, es necesario hacer una lista de los destinos que visitan con frecuencia los empleados. En función del destino y también de la época, los niveles de precio son diferentes; los proveedores recurren a sus algoritmos para la aplicación del Yield Management, esa ciencia oculta responsable de la variación permanente de los precios de los billetes de avión y de las habitaciones de hotel.

El control de los costes implica, por tanto, conocer bien los precios por destino y en función de si hay variación estacional. Una vez que hayas identificado los proveedores con los cuales tu cartera de compras es lo más importante, tendrás toda la información necesaria para negociar condiciones tarifarias óptimas.

benchmark de costes por destino notilus

Recurre a la tecnología

¿De qué manera las diferentes tecnologías pueden ayudarte y facilitarte tu día a día y el de tus empleados?

La puesta en práctica

la puesta en marcha

Poder contar con una SBT/OBT (Self / Online Booking Tool), con una HBT (Hotel Booking Tool) o, de forma general, con una plataforma de reserva o una herramienta end-to-end permite, por una parte, que puedas cargar tu programa de proveedores y aplicar tu política de viajes; por otra parte, que tus empleados puedan efectuar sus reservas online y offline (vía tu agencia de viajes o plataforma corporativa que se ocupa de las solicitudes de viaje) para cualquier servicio buscado (avión, tren, hotel, taxi, VTC, coche de alquiler, etc.).

Para las reservas en modo Open Booking, el proceso de aprobación y la validación de los desplazamientos se hacen a posteriori. Sin embargo, como el empleado se encarga del pago de los billetes de transporte, las reservas están sujetas a un reembolso por nota de gasto con justificantes que hay que generar. En consecuencia, los empleados se mostrarán atentos a la hora de cumplir las reglas y las tarifas de reembolso y al presupuesto para viajes de la empresa, sobre todo porque, indirectamente, es el suyo.

La necesidad del Reporting

El análisis de los costes debe realizarse sobre el conjunto de partidas de gastos relativas a los desplazamientos profesionales: transporte, hotel, comida, aparcamiento, peaje, taxi, etc. Este análisis solo es posible si se dispone de informes exhaustivos que consolidan todos los datos relativos a los gastos de desplazamiento.

Gracias a estos informes, podrás cotejar los datos con el fin de poder detectar la superación de límites, de gastos fuera de proceso y, sobre todo, velar por el cumplimiento de las reglas de la política de viajes y reembolso de la empresa.

De esta forma, el control casi total de tus gastos permite apelar a la predicción, con el fin de anticipar más, si cabe, tus necesidades de tesorería y de ajustar al máximo tus presupuestos en función de tu actividad. El análisis preciso de los gastos y las previsiones te permitirán optimizar la gestión de los viajes de tus empleados.

la necesidad de informes

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En nuestro enfoque de “mobility management”, nuestra solución Notilus no se limita a la simplificación de su procesamiento de solicitud de viajes o reserva. Nuestro credo es simplificar todos los procesos relacionados con la movilidad externa de sus empleados incluido el tratamiento de las notas de gastos.

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