¿Como simplificar el tratamiento de mis notas de gastos?
El ciclo de vida de una nota de gastos implica varios actores: el colaborador, el manager, la contabilidad, los RRHH, el director financiero…
Conviene entonces simplificar el conjunto de este ciclo y permitir a cada actor concentrarse en lo esencial: ¡su trabajo!
¡No vea la gestión de las notas de gastos como una carga!
Todo ello gracias a la voluntad de una desmaterialización de los procesos sostenido por el Estado y con la ayuda de las nuevas tecnologías. Utilizamos el OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres), y debido a este avance, la gestión de los gastos profesionales ya no resulta laboriosa.
Nuestro software SAAS de gestión de notas de gastos Notilus le facilita el conjunto del tratamiento de la nota de gasto.
¿A través de qué medio facilitamos la entrada de la nota de gastos?
Muy simple, su colaborador, con una simple foto de su justificante, vía su smartphone, no tiene que rellenar el tipo de gasto, la fecha, el importe, ni siquiera el IVA de éste. ¡Todo se rellena de manera automática gracias al OCR!
Este procedimiento reduce significativamente los errores de entrada y los fraudes de notas de gastos. Es una ganancia de tiempo considerable. La desmaterialización de los justificantes de gastos, llamado también la “homologación por Hacienda”, permite al empleado no tener que guardar la versión en papel de su justificante.
No ayuda únicamente al empleado: la desmaterialización y la reducción de los errores de entrada son también avances para una mejor visibilidad y un control optimizado para el departamento financiero.
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Notilus, el aliado del departamento financiero
Director administrativo y financiero, jefe de contabilidad, controlador de gestión… nuestra herramienta es concebida para acompañarles a lo largo de su proceso de gestión de los gastos profesionales a diario. En prima, Notilus se conecta a vuestro sistema contable.
¿Cómo Notilus le ayuda en su día a día?
- Asientos contables.
- Reducción de entradas.
- Visibilidad y análisis de los gastos en tiempo real para un control optimizado.
Integrado a su ERP y certificado por ISO 27001 (Sistema de Gestión de la seguridad y de la información), nuestra herramienta ha sido concebida para que usted no tenga que sufrir a fin de mes la carga del tratamiento de las notas de gastos. El todo sobre el conjunto de su tratamiento, hasta el reembolso de los colaboradores.
Acceda a sus datos en cualquier momento con una solución SaaS disponible para todos los medios: ordenador, tableta y smartphone.
La inteligencia artificial y la nota de gastos
La tecnología, integrada en el proceso de tratamiento de las notas de gastos, permite una ganancia de tiempo a todos los niveles. La nota de gastos se automatiza y se alimenta sola … pero ¿cómo?
La posibilidad de digitalización de los justificantes de gasto constituye un primer gran avance en el proceso de tratamiento de las notas de gastos. Pero eso no es todo, la tecnología del reconocimiento inteligente de los caracteres (OCR) permite ir más lejos en la simplificación de la gestión de las notas de gastos.
¿Qué el OCR? ¡Es la tecnología qué suprime todas las entradas de informaciones que concierne a los gastos! ¿Es decir? ¡Pues bien, con una simple foto de sus justificantes, acaba la entrada manual de todas las informaciones!
Se encarga de reconocer todo y pre rellena los campos adecuados, el OCR, un método que ha hecho sus pruebas.
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Ir más lejos...
En nuestro enfoque de “mobility management”, nuestra solución Notilus no se limita a la simplificación de su procesamiento de notas de gastos. Nuestro credo es simplificar todos los procesos relacionados con la movilidad externa de sus empleados: solicitud de viajes, reserva, desplazamientos profesionales
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