6 oportunidades de ahorro que puedes detectar en las notas de gastos

Todas las empresas quieren ahorrar costes. Y dado que los viajes, las dietas y el kilometraje se comen buena parte del presupuesto anual, contar con información actualizada que ayude a tomar decisiones estratégicas es fundamental.

Una de las primeras medidas que debe tomar tu empresa para ver de dónde puede recortar gastos es dedicar tiempo a analizar los datos de los informes de las notas de gastos https://www.notilus.es/notas-de-gastos/analizar-informes/. Realizar este ejercicio de forma regular puede ayudarte a detectar un montón de oportunidades de ahorro.

1. Menos dinero para gastos de representación

Puedes empezar por revisar los gastos de representación. Asegúrate de que se rigen por los estipulado en La Ley del Impuesto sobre Sociedades. De esta forma, podrás pedir la devolución correspondiente.

Además, si hay algún concepto que no entre dentro de los llamados gastos deducibles (son los necesarios para el funcionamiento de la empresa o la actividad comercial), no tendrás que pagarlo. ¿Cuántas veces te habrán colado un tique de una compra personal y no te has enterado?

Del mismo modo, si consideras que este gasto es demasiado elevado, siempre puedes limitarlo. Algo que se te escaparía si no hubieses analizado las notas de gastos.

2. Adiós a los viajes de última hora

Las hojas de gastos también ofrecen información valiosa sobre las pautas de los trabajadores en movilidad. ¿Reservan los viajes siempre a última hora? Eso supone un sobrecoste importante. Si tomas cartas en el asunto y marcas unos plazos máximos para sacar un billete de avión o reservar un hotel, enseguida empezarás a ver cómo ahorras dinero.

Lo mismo se podría decir, por ejemplo, del gasto en taxis. Algunos trabajadores cogen un hotel que les gusta sin tener en cuenta la distancia al lugar donde van a tener la reunión. “Total… Como el taxi lo paga la empresa…” Si te percatas de que esto ocurre muy a menudo, quizás deberías plantearte pedir al travel manager o a la persona encargada de gestionar los viajes que reserven hoteles desde los que tus empleados puedan ir caminando a su cita.

3. Tarifas de proveedores más baratas

También es muy frecuente, y de eso te darás cuenta en cuanto analices unos cuantos informes de hojas de gastos, que tus empleados suelen quedarse siempre en las mismas cadenas de hoteles y que la mayoría de las veces comen con los clientes en el mismo restaurante. Pues bien, cuando detectes ese patrón, puedes pedir a tu personal que negocie tarifas corporativas con los proveedores.

Ojo. No hablamos solo de los proveedores habituales. Deberías listar los destinos más frecuentes y las épocas del año en las que más se repiten esos viajes y prever la variación de los precios para hacer las reservas en el momento exacto. Existen herramientas para ello, y los proveedores de viajes las tienen.

4. Comisiones más bajas

¿Tus trabajadores utilizan tarjetas de crédito corporativas  para sus viajes? Echa un vistazo a las comisiones por cambio de divisa que pagan cuando viajan al extranjero. Muchas veces solo se tiene en cuenta el coste anual y no las comisiones por pagar con ellas en otro país. Compara varias opciones para escoger la que te permita ahorrar dinero.

5. Tarifas más económicas

Lo mismo ocurre con las operadoras telefónicas. Ya no hablamos de las tarifas, que pueden ser más o menos caras en función del operador. El problema está en que muchas empresas tienen contratadas más líneas de las que realmente se están utilizando.

Luego está el tema de la conexión a Internet. Líneas de móviles con tarifas de datos activadas que nunca se utilizan. Otras que no la tienen y la persona que lleva el teléfono siempre está de viaje en el extranjero, con el consiguiente incremento de la factura. O el gasto añadido de comprar tarjetas prepago en los países que visita. ¿Te imaginas cuánto estás pagando de más solo porque no tenías controlado esto?

6. Ahorro en kilometraje y dietas

Se calcula que cada trabajador en movilidad supone un gasto de 2.000 euros al año entre dietas y kilometraje. Lo que no se tiene en cuenta en esta estadística es si todos los gastos pasados son realmente reembolsables.

¿Estás seguro/a de que en las notas de gastos no aparecen conceptos por multas de tráfico o de aparcamiento? ¿Todas las comidas anotadas han sido en días laborables? ¿Tus empleados han recibido dietas que no han gastado y no las han devuelto? El análisis de los informes de las notas de gastos responderá a estas preguntas. Y muchas más.

Análisis de los indicadores claves de rendimiento

Como ves, una nota de gastos es una fuente de información muy valiosa, sobre todo si sabes sacarle el máximo partido. Pero para ello debes tener claro qué indicadores claves de rendimiento te interesa analizar.

Por una parte están los gastos individualizados por trabajador o departamento (como el cumplimiento de la política de viajes o los patrones). Por otra, los análisis que buscan optimizar el coste (tendencias, evolución de los gastos o proveedores, por ejemplo).

¿Quieres que los informes de las hojas de gastos los reflejen todos para disponer de la mayor cantidad de información posible? Puede hacerse, pero de forma manual llevará mucho tiempo. En estos casos, lo más eficiente es contar con una herramienta digital de gestión de notas de gastos. Estos softwares por sí mismos ya ahorran dinero a la empresa. Otra oportunidad de ahorro más.

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