¿Qué ahorro supone analizar los informes de notas de gastos?

Las hojas de gastos son el documento utilizado por las empresas para que sus empleados anoten en ellas las dietas, el kilometraje y los gastos de viaje. Pero no basta con echarles una ojeada rápida. La persona o departamento encargado de supervisarlas debe analizarlas al detalle. Solo así podrá detectar oportunidades de ahorro.

Esto no siempre es posible por la escasez de personal, la falta de tiempo o simplemente, porque no existe una política de viajes clara. Buena parte de la culpa la tiene el hecho de que todavía hay directivos que solamente ven a las notas de gastos como una herramienta para gestionar el reembolso de los gastos de viaje.

Sin embargo, estos documentos ofrecen información valiosa, son una oportunidad para ahorrar dinero. ¿De qué ahorro hablamos? Toma nota.

Ventajas fiscales

Seguro que sabes que tu empresa puede deducirse los gastos de viaje y de representación en el Impuesto de Sociedades en determinados casos. Lo mismo se aplica a la devolución del IVA. ¿Qué ocurre si las hojas de gastos se dejan de lado? Pues que puedes quedarte sin recibir esas devoluciones. Echa cuentas y verás el dinero que estás perdiendo.

En este punto es importante recordar las deducciones a las que tienes derecho.

1. Impuesto de Sociedades

La Ley del Impuesto de Sociedades  indica que son deducibles, entre otros, los gastos por relaciones públicas con clientes y proveedores o los realizados “para promocionar, directa o indirectamente, las ventas de bienes o prestación de servicios”.

2. IVA

Por su parte, la Ley sobre el Impuesto del Valor Añadido establece la deducción del IVA soportado en los gastos de viaje siempre y cuando el gasto cumpla una serie de requisitos:

• Estar vinculado a la actividad económica de la empresa de forma directa.
• Quedar registrado en la contabilidad de la empresa.
• Estar debidamente justificado. De nada sirve el haber pagado un billete de avión o un hotel si la factura no aparece.
• Aportar las facturas originales completas. Este punto es especialmente importante. Si das de paso todas las hojas de gasto sin escrutarlas bien, puede que se cuelen tiques que no sirven como justificante para solicitar la devolución del IVA. La factura debe incluir, al menos: numeración, fecha, lugar de emisión, importe, concepto, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción completa, base imponible, tipo impositivo aplicado, cuota repercutida y moneda en la que se paga.

Detección de irregularidades y fraude interno

Distintos informes apuntan a que, una de cada diez notas de gastos, se dan de paso a pesar de que no cumplen con la política de gastos de viaje  de las compañías. ¿Eso por qué curre? El problema está en que la falta de tiempo y de personal lleva a muchas empresas a supervisar solo una muestra de las notas de gastos.

La consecuencia es que se escapan muchas en las que se han cometido errores, irregularidades (compras de artículos personales, por ejemplo) o abusos que entrarían dentro de lo que se conoce como fraude interno. Tiques que se pasan dos veces, facturas por un importe superior al autorizado, justificantes con fechas que no coinciden con los desplazamientos… Si las notas de gastos se analizasen como es debido, la empresa detectaría esas anomalías.

Del mismo modo, cuando la compañía cuenta con una política de viajes, pero no se supervisa su aplicación, los empleados se acaban enterando. Consecuencia: no harán caso y la empresa perderá dinero.

¿No dispones de personal suficiente para realizar esa labor de investigación? La solución puede pasar por implantar un software de gestión de desplazamientos profesionales. Solo tienes que dar de alta las alertas que quieras para detectar los gastos de viaje que no se ajusten al protocolo.

Viajes más baratos

Otra ventaja de analizar los datos de las notas de gastos es que puedes comprobar si puedes ahorrar en el proceso de contratación de los viajes. Esto puede ir desde comprar los billetes de avión con más antelación hasta reservar el hotel cerca de donde tendrá lugar la reunión para evitar el coste extra en taxis.

Del mismo modo, si percibes que tus empleados suelen alojarse siempre en la misma cadena de hoteles, alquilan el coche con una empresa determinada o comen en un restaurante con cierta frecuencia, puedes pedir al travel manager o a la persona que se encargue de la gestión de los viajes que negocie con los proveedores tarifas más ventajosas.

Optimización de los recursos

Hasta ahora estábamos hablando de dinero. Pero hoy en día el tiempo también es un bien escaso. Si quieres optimizar los recursos de tu empresa, deberías empezar por digitalizar el proceso de gestión de las notas de gastos. Mientras que el proceso de análisis de estos documentos se realiza de forma automática, tus empleados se podrán dedicar a otras tareas más productivas.

Al mismo tiempo, ahorrarás en papel, en tóner y en costes de almacenamiento.

Toma de decisiones

Una ventaja de contar con información actualizada es que se pueden tomar decisiones estratégicas. Llegado el momento, incluso, puede que haya que ajustar el presupuesto para gastos de desplazamiento o cambiar la política de gastos para ahorrar dinero.

Adiós a los errores que cuestan dinero

A todo lo dicho hay que añadir que los procesos manuales multiplican la posibilidad de cometer errores que cuestan dinero. Al analizar los datos de forma exhaustiva, es posible darse cuenta antes de que sea demasiado tarde. No obstante, siempre minimizarás más el riesgo si automatizas el proceso.

¿Cómo debe ser una hoja de gastos?

Una vez dicho todo esto, es importante señalar que las hojas de gastos deben reunir una serie de características que permitan recoger y analizar datos de calidad:

• Los conceptos a consignar tienen que haber sido explicados a los trabajadores.

• Para no hacer el proceso tan largo y tedioso, es mejor pedir solo los datos imprescindibles: naturaleza de los gastos, métodos de pago, centro de costes, cliente, proyecto asociado y proveedor son los más comunes. Toda compañía debería identificar unos indicadores claves de rendimiento (KPls) a analizar.

• Todos los trabajadores en movilidad deberán rellenar el mismo tipo de hojas de gastos.

• Deberían estar digitalizadas. Así no se perderían y se podría acceder a ellas desde cualquier ordenador o dispositivo móvil. Buscar una factura sería cuestión de segundos.

Muy importante: realizar comparativas que te permitan observar la evolución de los gastos para hacer los ajustes necesarios.

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