Aplicación móvil de gestión de notas de gastos- Notilus

Todos estamos condenados a realizar tareas repetitivas como parte de nuestras funciones y, entre nosotros, creo que hablo en nombre de todos cuando digo que la gestión de las notas de gastos es, de lejos, la más aburrida de todas.

Notilus, una aplicación de notas de gastos, ¡pero no solo eso!

 

  • Hace poco tiempo estaba en la misma situación que tú:
  • Tardaba una hora en preparar mi nota de gastos.
  • Me reembolsaban pasados más de 10 días.Su tratamiento administrativo y contable costaba más de 100 € a mi empresa.

Pero, al final, cambié de empresa, y ahora todo va mejor.

  • Nunca, como hasta ahora, me había resultado tan fácil introducir mis notas de gastos, ¡es maravilloso!
  • Me reembolsan en muy poco tiempo.
  • Y encima, la contable puede ahorrar tiempo y dinero.

Empezaré por contarte cómo era mi vida cuando trabajaba en la empresa TOUTMANUEL, antes de utilizar una aplicación móvil y web de gestión de notas de gastos. Después, te explicaré en detalle cómo todo cambió cuando entré a la empresa DIGITAL 2.0.

Mi vida antes de usar una aplicación de notas de gastos

Soy comercial en la empresa TOUTMANUEL y estamos a finales de mes. Mi cartera se desborda de recibos y facturas, lo que significa que ya es hora de que haga mi nota de gastos mensual. Echo un vistazo por el coche por si quedara algún recibo detrás del parabrisas, en la guantera o debajo de los asientos, y ¡adelante con el suplicio!

Aquí es cuando empiezan todos los males. Primero, ordenaré todos mis justificantes por fecha y por tipo de gasto, verificaré los gastos con mi extracto de tarjeta, si tengo, y, a falta de aplicación de notas de gastos, rellenaré el formulario Excel. Luego buscaré en las listas desplegables el concepto «Otros», correspondiente a mi desayuno de empresa, y que no existe en la lista. Una vez hecho esto, introduciré el importe, con y sin IVA, así como el tanto por ciento del IVA. En «Comentarios», indicaré el nombre de los tres clientes a los que invité y el lugar donde realicé los gastos (¡ni que decir que París es más caro!) y veré si debo asignar un código contable a mi gasto, que, para ser sinceros, haré un poco al azar.

De pronto, una ráfaga de viento hace que mis valiosos justificantes salgan volando y se dispersen por el suelo. Así que, acabo por meterlos en un sobre de cualquier manera (ya los ordenará la de Contabilidad). Una hora más tarde, dejo mi nota de gastos en el escritorio de mi gerente, que se encuentra de viaje en Hong Kong.

A la semana siguiente, mi gerente, avisado por la contable, descubre mi sobre bajo una pila de documentos. Firma, sin mirar, y lleva el sobre al departamento de Contabilidad.

¡No me lo puedo creer! ¡No está todo terminado! Falta un recibo, los gastos de comida superan los topes, debo corregir el porcentaje de IVA del hotel y hay 3 almuerzos el mismo día… Resultado: de vuelta al que la envió, yo, y 18 minutos perdidos por nota de gastos corregida (o lo que es lo mismo, 48 euros perdidos de media por nota de gastos errónea, según un estudio llevado a cabo el año pasado por HRS).

Una vez que el empleado ha modificado su nota de gastos, el director comercial la ha vuelto a validar y el director financiero ha dado su visto bueno, el contable puede, por fin, insertar sus líneas de gastos en una matriz de Excel para volverlas a meter con más facilidad en su software de contabilidad. A continuación, enviará la información a Recursos Humanos, que volverá a introducir los importes que se reembolsarán en el software de nóminas. Como en TOUTMANUEL somos modernos, y hace 3 años que se han suspendido los cheques, los de Recursos Humanos también introducirán las órdenes de transferencia. 15 días más tarde, ¡por fin recibo el reembolso de mis gastos!, pero el banco me cobra por descubierto…

Mi empresa va mal, renuncio, y me contratan en otra empresa llamada DIGITAL 2.0. Mi vida va a cambiar… ¡Basta! No voy a «hacer» mi nota de gastos mensual. No voy a pasarme una hora en medio de mis recibos ordenándolos por fecha, importe, concepto, para verificar que no se me haya olvidado nada… ¡No voy a pagar por quedarme en descubierto! Eso era antes, cuando era comercial en la empresa TOUTMANUEL. Ahora, en DIGITAL 2.0, mi nueva empresa, ¡nada de estrés! Ahora puedo, como dicen, «Focus on the essential», es decir, dedicarme a fondo a mi cartera de clientes.

Mi vida después de la aplicación de notas de gastos

 

En fin, ahora estoy en la terraza de un pequeño restaurante, camino de Avignon, y acabo de terminar de comer, antes de reanudar mi viaje. Me traen el café y la cuenta. Saco mi teléfono, abro la aplicación móvil de Notilus y… ¡magia! ¡Clic! Hago una foto del recibo. ¡Clic! ¡Clic! Completo los datos obligatorios, bueno, mejor dicho, los campos se rellenan solos gracias al OCR. ¡Vaya! Estoy superando el límite, pero, bueno, vuelvo con un contrato importante, así que no creo que mi director comercial ponga problemas. Otro clic para integrar mis gastos de hotel, de restaurantes y del taxi de ayer (¡viva la tarjeta corporativa!)… ¡Y clac! ¡Enviado para su validación!

Aprovecho para verificar que mi reserva de hotel esté aprobada (sí, está bien), los horarios de mi tren, valido el desplazamiento por formación de mi nuevo becario, que está vez sí que ha cogido un billete en clase turista… y ¡ya está! Mi jefe ha validado mi nota de gastos.

Mi taxi, que también he reservado en la aplicación de Notilus, ya ha llegado. ¡Estoy lista para la siguiente visita a clientes!

La verdad, en DIGITAL 2.0, han pensado en la comodidad de sus empleados, y quieren procesos simples y eficaces para todos los departamentos. Mi compañera de Contabilidad me comenta que han ahorrado más de un 75 % de tiempo en la gestión de las notas de gastos, y que, por fin, puede dedicarse de lleno al control más que a la entrada de datos. ¡Le ha cambiado la vida! Dicho sea de paso, acaba de rechazar el mojito de ayer porque no es reembolsado por la empresa… ¡Viva la Tecnología!  

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