8 maneras de optimizar tu política de reembolso de notas de gastos

He aquí algunas ideas que puedes poner en práctica en tu empresa para impulsar (o reestructurar) tu política de reembolso de gastos.

«¿Por qué no me han reembolsado todavía?»

«¿Puedo reservar un hotel sea cual sea su precio?»

«¿Por qué me reembolsan menos que a mi compañero de Marketing?»

«He perdido mi justificante, ¿es grave?»

Si ya has escuchado a tus empleados hacerse estas preguntas, te invitamos a que sigas leyendo este artículo.

Seamos realistas, en toda la empresa existe la necesidad de reducir los costes y el tiempo asociados al tratamiento de notas de gastos.

Sí, pero, ¿la estructura de tu negocio lo permite? ¿Está tu personal listo para aceptar las reglas?

Cualquiera que sea la respuesta a estas preguntas, no te cuesta nada tomarte un par de minutos y ver qué beneficios pueden aportar estas pautas a tu negocio.

1- Fijar límites de reembolso

Si deseas que tus empleados no estén al gasto real, debes evitar que gasten más de lo que se les ha asignado. Por ejemplo, puedes establecer topes en función de lo siguiente:

  • El concepto del gasto (restaurante, hotel, invitación interna, invitación a clientes, tren, avión, etc.)
  • La categoría del empleado (comercial, miembro del comité de dirección, personal no directivo, etc.)
  • El lugar (nacional o internacional, grandes ciudades nacionales, provincia, etc.)

 

2- Gestionar las excepciones

Puede ocurrir que el empleado se vea obligado a superar el tope autorizado (por ejemplo, su viaje coincide con algún evento deportivo, no quedan habitaciones en hoteles de 2 estrellas…). Ante tales situaciones, ¿hasta qué punto debes autorizar la superación de los límites? ¿Lo debe validar antes un manager?

3- Configurar un workflow de validación

Configurar un proceso de validación es complejo, pero, a fin de cuentas, te facilitará el procesamiento de las notas de gastos de tus empleados. ¿Por cuántos niveles jerárquicos hay que pasar entre la creación de la nota de gastos y la validación final por parte del departamento de Contabilidad? ¿A todos los empleados se les aplica el mismo proceso de validación? ¿Cuáles son las excepciones?

4 – Elaborar una lista de gastos no reembolsables por nota de gastos

Por ejemplo: gastos de minibar en hoteles, consumo de alcohol en restaurantes, compra de productos a cargo de un tercero, etc.

5 – Establecer reglas

El empleado debe saber si se le reembolsará el gasto que va a realizar. Por ello, no dudes en enumerarle las reglas establecidas (por ejemplo: reembolso del desayuno tomado en la estación solo para salidas antes de las 06:00).

6- Facilitar al empleado la entrada de su nota de gastos

Disponer de una herramienta de entrada de notas de gastos supone que el empleado pueda introducir su nota de gastos en cualquier momento y lugar. Dicha herramienta debe ser fácil de usar y visualmente atractiva. Esta es una ventaja innegable para el empleado.

7 – Facilitar al empleado el seguimiento de su nota de gastos

Esta es otra ventaja para el empleado. Al poder seguir el estado de validación de su nota de gastos y, lo que es mejor, saber cuándo se le reembolsará, le será más fácil aceptar las reglas establecidas previamente.

8 – Por último… ser intransigente

En todo caso, el éxito de esta política de reembolso no se puede lograr sin una sólida estrategia de gestión del cambio (Change Management). Sin duda, el cambio es a menudo lo más complicado de impulsar en la empresa, a veces, incluso, da miedo; pero como responsable de compras, travel manager o responsable contable te conviene saber cómo adoptar el lenguaje y las técnicas correctas para que los trabajadores no vean dicho cambio solo como una restricción (porque no vamos a ocultarlo, probablemente esa sea su primera reacción), sino también como una ventaja.

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Autor: Morgan Robet

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