La recuperación del IVA en los gastos de empresa

Billetes de avión, gasolina, alojamientos, dietas para comidas, gastos de representación… Todos estos gastos de empresa suponen un coste considerable. Una forma rápida de recuperar parte de ese desembolso económico y tener más liquidez es solicitando la devolución del IVA.

¿Es posible? En muchos casos, sí. La Agencia Tributaria contempla la posibilidad de lograr la recuperación del IVA soportado (el que pagas al adquirir un producto o servicio) en los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención. Pero impone una serie de requisitos que veremos a lo largo de estas líneas.

Antes de meternos de lleno a analizar los gastos de empresa más comunes, es importante señalar que el IVA es deducible si se dan las siguientes circunstancias:

  • Deriva de operaciones realizadas dentro de España.
  • Los gastos están relacionados con la actividad económica desarrollada por tu empresa.
  • Los gastos están debidamente justificados.
  • Las facturas se han incorporado correctamente a la contabilidad de la empresa.
  • El tiempo transcurrido es inferior a los 4 años.

Recuperación del IVA de los gastos de viaje 

Empezaremos por los gastos de viaje. En este caso, el IVA oscila entre el 10% de las dietas por alojamiento y manutención y el 21% de la gasolina.

Deducir el IVA del transporte

Actualmente, el IVA del transporte público en España está fijado en el 10%. La buena noticia es que este impuesto es deducible, por lo que la cantidad se descontará de lo que tengas que pagar en la liquidación del IVA. Para poder recuperar ese dinero, el viaje tiene que ser necesario para que la empresa obtenga ingresos. Además, hay que pedir la factura completa (el billete solo no es suficiente) y debe registrarse en la contabilidad (normalmente va en la cuenta 629).

¿A qué no referimos con la factura completa? A una factura original en la que se detallen los siguientes datos: numeración de la factura, fecha, lugar de emisión, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción completa, base imponible, tipo impositivo aplicado, cuota repercutida y moneda en la que se paga.

Si el viaje es a otro país de la UE, el IVA también puedes recuperarlo. Debes hacerlo por vía telemática, rellenando el formulario 360. No obstante, debes tener en cuenta que la respuesta puede tardar. Muy importante: debes presentar una solicitud por cada país en el que hayas pagado IVA. El plazo para presentar la solicitud de devolución del IVA soportado en el extranjero finaliza el 30 de septiembre del año siguiente al que corresponde la factura.

Deducir el IVA de la gasolina

Cuando el viaje de negocios se realiza en un vehículo particular, la cosa se complica un poco más. Para recuperar el 21% del IVA de la gasolina, es necesario demostrar que el vehículo está destinado a la actividad profesional.

Aún así, y salvo excepciones como los transportistas y comerciales que viajan en vehículos de empresa, la deducción máxima suele ser de solo el 50%.

Si quieres demostrar que el vehículo lo necesitas para trabajar y que te corresponde la deducción total del IVA, siempre puedes aportar un listado de tus clientes con las localidades en las que se encuentran, correos en los que se concreten citas, presupuestos, facturas firmadas por clientes, órdenes de visitas selladas, etc.

La recuperación del IVA de los alojamientos

En los desplazamientos fuera del lugar habitual de trabajo es frecuente tener que hacer noche en un hotel. Pues bien, ese IVA también puedes recuperarlo si se trata de un establecimiento español o de un país con los que España tenga establecidos mecanismos de devolución.

Los requisitos son los mismos que ya hemos visto al principio de este artículo. Además, este gasto tiene que estar considerado como fiscalmente deducible a efectos del IRPF. La liquidación del IVA de los hoteles se realiza con el modelo 303.

 Cuando el hotel está en un país intracomunitaria, el procedimiento es el mismo que para deducir el IVA del transporte. Lo mismo si se trata de países de fuera de la UE con los que existe acuerdo de reciprocidad con España. Estos son: Canadá, Mónaco, Japón, Suiza, Israel y Noruega.

Deducir el IVA del restaurante

El IVA que se aplica en los restaurantes es del 10%. Los requisitos para poder deducirlos son los mismos que ya hemos visto en casos como el del transporte. A la hora de pedir la factura completa, debes añadir también el motivo de la cita y los comensales que han participado en la comida.

Recuperación del IVA de los gastos de representación

Los gastos de representación también pueden suponer una cantidad considerable. En este caso, la normativa es poco flexible, pero en teoría el IVA puede recuperarse. Es imprescindible que los importes no sean excesivos, que el gasto esté vinculado a la actividad económica desarrollada por la empresa y estar en posesión de la factura original completa.

Otros gastos deducibles en el IVA 

Aparte de los gastos de viaje y de representación, hay más gastos de empresa deducibles. Todos ellos vienen listados en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Estos son los más comunes:

  • Compra de tecnología
  • Material y mobiliario de oficina
  • ADSL y electricidad
  • Teléfono
  • Libros
  • Suscripciones a revistas profesionales
  • Gastos de asistencia a eventos
  • Vehículos (mantenimiento, seguros, impuestos, etc.)
  • Alquiler del local comercial
  • Vestuario con el logotipo del negocio

Digitalización de facturas 

 Como has visto, la necesidad de contar con una factura completa se repite en todos los supuestos. Por eso está bien que cuentes con una herramienta de gestión de notas de gastos. Notilus, por ejemplo, está homologada por la AEAT. Por tanto, los justificantes que digitalice la aplicación tendrán la misma validez que los tiques originales.

Incluso es eficaz para gestionar el SII de forma rápida. El software de Notilus incorpora todos los formatos de comunicación permitidos. También integra todas las etapas del proceso en un único flujo digital, con lo que ganarás rapidez en las tres fases principales del proceso: el reporte, la supervisión y la contabilización.

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