La gestión del SII para las notas de gastos

Las notas de gastos siempre han sido un quebradero de cabeza para las empresas. Rellenarlas, comprobar que todo está correcto, pasárselas a la persona responsable de validarlas, incorporarlas al programa de contabilidad, hacer el reembolso del dinero al empleado… Todo eso supone varias horas de trabajo.

Pero aún hay más. Con la entrada en vigor del Suministro de Información Inmediata del IVA, los procesos de gestión de las facturas han sufrido importantes cambios. Para empezar, las empresas sujetas a este nuevo sistema ya no tienen que presentar los modelos 340 (libros de registro del IVA), 347 (declaración anual de las operaciones con terceras personas) y 390 (declaración del resumen anual del IVA).

Restricciones del SII en las notas de gastos

En contraposición, sí que deben cumplir con una serie de obligaciones:

• Las empresas tienen un plazo máximo de cuatro días para remitir a la AEAT los detalles de sus notas de gastos. De no hacerlo, no los podrá contabilizar como gastos deducibles de cara al Impuesto de Sociedades.

• Solo se pueden agrupar en un único registro los tiques de gasto de un mismo proveedor y de un mismo día.

• La emisión de las facturas y notas de gastos deben realizarse por vía electrónica, ya sea mediante Servicios Web basados en el intercambio de mensajes XML o bien cumplimentando un formulario online.

Con todas estas restricciones y el aumento de la carga administrativa, realizar la contabilidad a mano es un proceso largo y tedioso. Además, es fácil cometer errores y en casos como este, un simple desliz puede suponer una multa considerable por parte de Hacienda.

Notilus: rapidez y eficacia para gestionar notas de gastos

¿Qué puedes hacer para gestionar el SII de las notas de gastos de forma rápida y eficaz? La clave está en la tecnología. Una de las mejores opciones que tienes es implantar un software de gestión de gastos eficaz y fiable. Como Notilus, que está homologado por la AEAT. Eso quiere decir que los justificantes que digitalice la aplicación tendrán la misma validez que los tiques originales.

Se acabó el guardar cientos de justificantes en papel y el perder dinero porque has perdido un tique, la tinta se ha borrado o se ha pasado el plazo para pagar los impuestos. Al mismo tiempo, se reducen significativamente los errores de entrada y los fraudes en las notas de gastos.

Además, la plataforma online incorpora todos los formatos de comunicación permitidos. También integra todas las etapas del proceso en un único flujo digital, con lo que ganarás rapidez en las tres fases principales del proceso:

1. El reporte, gracias a que los datos se extraen de forma automática. En cuanto los trabajadores suban la foto del justificante, la propia aplicación se encarga de rellenar la información necesaria. El sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR, siglas en inglés de Optical Character Recognition) cumplimenta por sí solo los datos vinculados a las facturas de los gastos de viaje (el tipo de gasto, la fecha, el importe o el IVA, por ejemplo). De esta forma, la empresa tan solo tiene que añadir la fecha de contabilización de las facturas antes de enviar toda la información requerida por la Agencia Tributaria.

2.La supervisión, pues en el momento sabrás si los tiques se ajustan a la política de gastos de la empresa. ¿Alguien ha tratado de colar dos comidas en 1 día? Te darás cuenta al instante.

3. La contabilización de los informes de gasto. El software Notilus está integrado con los sistemas contables de tu empresa. Unos segundos bastarán para que el departamento financiero localice el documento que necesita.

Una foto y un clic serán suficientes para que, en tiempo real, tus notas de gastos queden perfectamente digitalizadas y listas para el envío a la Agencia Tributaria. De esta forma, Notilus cumple con la inmediatez de suministro de información que requiere el SII.

No obstante, a la hora de sacar la foto es importante que tengas en cuenta ciertas precauciones que facilitarán la extracción automática de información. La más importante es que el número de factura, el NIF del emisor y del receptor y el desglose del IVA sean perfectamente visibles.

¿Necesitas recuperar una nota de gastos? Como todo queda guardado en la nube, puedes acceder a tus documentos en cualquier momento, lugar o desde cualquier dispositivo móvil.

3 millones de empresas sujetas al SII en 2020

El SII entró en vigor el pasado 1 de julio de 2017 y de momento solo afecta a las empresas que facturen más de 6 millones de euros al año, a los contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (Redeme) y al régimen especial del grupo de entidades de IVA. En total, más de 63.000 empresas que copan el 80% de la facturación anual del IVA en nuestro país.

Esta cifra puede verse incrementada el año que viene, cuando Hacienda incorpore al Suministro de Información Inmediata a las compañías obligadas al paso de Impuestos Especiales de Fabricación. Por tanto, en 2020 podríamos estar hablando de que más de tres millones de empresas españolas estarán sujetas al envío electrónico en tiempo real de todas las operaciones que deben figurar en los libros de registro del IVA. Eso son muchas notas de gastos que será necesario digitalizar.

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