La inteligencia artificial y la nota de gastos

La gestión de las notas de gastos parece ser una de las tareas más tediosas y aburridas de las empresas. Sin embargo, más allá de que este tratamiento sea uno de los que más tiempo consume, las empresas olvidan que constituye una fuente de ahorro cuando este proceso se digitaliza y se automatiza a través de soluciones tecnológicas.

inteligencia artificial y la nota de gastos

La movilidad de las notas de gastos

¡Adopte la tecnología en el proceso de tratamiento de sus notas de gastos! Esto le permite facilitar su creación con el reconocimiento inteligente de caracteres y emprender una fluidificación de todo el proceso de tratamiento.

Utilizar una solución que automatice y simplifique el tratamiento de sus notas de gastos, esto le hará ahorrar tiempo, dinero al departamento financiero, pero también a todos sus empleados.

Una nota de gastos que entra automáticamente...

¿El reconocimiento óptico de caracteres, más comúnmente llamado OCR, que es esto?  Es un proceso informático que convierte el texto de una imagen (fotos, PDF, etc.) en un fichero de texto. ¡Con la ayuda de un teléfono inteligente, se escanea el informe de gastos!

La solución integrada, a través de una aplicación que tiene OCR, se activa y eso es todo. La tecnología (diferente según los actores) reconoce el tipo de gasto (comida, taxi, restaurante …), la fecha y el importe. Incluso permite reconocer las diferentes monedas y diferenciar el IVA. ¡El empleado ahorra en tiempo y en productividad, pero no solamente él!

Todos los actores están preocupados por esta automatización de la entrada de datos. Terminada la tarea para el departamento financiero, gracias al OCR, deja de introducir datos erróneos. ¡Un ahorro de tiempo y dinero considerable! ¡Debes saber que cada informe de gastos cuesta un promedio de 48 € para su empresa y aproximadamente veinte minutos!

¡Una tecnología que no solo respalda únicamente al emisor de la nota de gastos!

Cuando la nota de gastos se entra sola

… para un tratamiento de sus notas de gastos más ágil

para procesos de notas de gastos más fluidos

Lo ha entenido, la nota de gastos no se hace ya únicamente en el ordenador. La entrada del móvil para su creación, pero también para el proceso que emprende: la consulta de notas de gastos, la validación, el rechazo, el estado de los gastos … etc. permite agilizar el conjunto del proceso.

Ya sea el empleado, el manager o un actor del departamento financiero, poco importa dónde y cuándo, gracias a su smartphone y la solución de nota de gastos integrada, no tiene que esperar para actuar. ¡Productividad asegurada!

¡No más quejas de sus empleados, aprenda a optimizar su política de reembolso!

La « Cloudización » de las notas de gastos

¿Una « cloudización » de notas de gastos ? La Nube (cloudización) cambia el tratamiento de las notas de gastos, estas se vuelven numéricas y sus datos son centralizados.

El coste relacionado con el almacenamiento “físico” de documentos internos no debe ser descuidado. Debemos tener en cuenta el espacio dedicado y también los costes asociados al material, las cargas sociales y muchos otros … pero no debemos descuidar los costes relacionados con la búsqueda de los datos, tan bien ordenados, y si no, el coste de la rectificación … por así decirlo, una gran historia de coste y practicidad.

El 0 papel de las notas de gastos con la Homologación par la AEAT

el 0 papel de notas de gastos

Con las nuevas tecnologías, se abre la posibilidad de poder digitalizar los justificantes de papel y, por consiguiente, almacenar digitalmente los originales. Sin embargo, este archivo no debe tomarse a la ligera. Para estar seguro de poder adoptar el “0 papel”, es necesario asegurarse de utilizar una aplicación “Homologada por la AEAT”. Esto garantiza que la foto digitalizada y almacenada sea exactamente la misma que el recibo original, y le permite cumplir con sus obligaciones legales.

¡Seguro que el almacenamiento “digitalizado” permitirá una reducción de los costes de almacenamiento dentro de su empresa!

Asegure y centralice sus datos

Pasar sus notas de gastos sobre el Cloud no es sinónimo de pérdida de datos ni de pérdida de seguridad.

Después de desmaterializar sus notas de gastos, éstas deben estar seguras a todos los niveles. A nivel de proveedor de almacenamiento, pero también a nivel de la solución que centraliza sus datos. ¡Una certificación ISO 27001 es esencial!

Si una herramienta centraliza el conjunto de notas de gastos de sus empleados en un solo y mismo lugar, entonces pasa del análisis a una herramienta de ayuda a la toma de decisiones. De hecho, si todos los datos están centralizados, integrando sus workflow (y en bonus conectado a su ERP / SIRH o software de contabilidad), en unos pocos segundos, podrá generar informes, paneles de control de gastos profesionales filtrados según sus necesidades (por colaborador / servicio, por ubicación geográfica, durante un período, etc.). Para ir más lejos, comparar año con año, analizar los cambios y pronosticar las tendencias de los gastos.

¡Y esto en tiempo real! Este es el principal activo de la nube, la instantaneidad de los datos. ¡Obtenga acceso en tiempo real a sus datos donde sea, cuando sea!

su datos de nota de tasas SEGURA y descentralizar

Descubra nuestros artículos dedicados íntegramente a la gestión de notas de gastos por la inteligencia artificial

Ir más lejos...

En nuestro enfoque de “mobility management”, nuestra solución Notilus no se limita a la simplificación de su procesamiento de notas de gastos. Nuestro credo es simplificar todos los procesos relacionados con la movilidad externa de sus empleados: solicitud de viajes, reserva, desplazamientos profesionales…

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