TESTIMONIO NOTILUS DE MULTIASISTENCIA

« El objetivo de Multiasistencia, asegurar la calidad a sus clientes. »

Multiasistencia, compañía especializada en la gestión de siniestros para compañías aseguradoras, ha querido ampliar sus altos estándares de calidad implementando en su departamento financiero una herramienta de gestión que permitiese automatizar el proceso de aprobación, planificación y gastos de viajes de todas sus compañías del Grupo. Tras analizar diversas propuestas Multiasistencia se decantó por Notilus de Dimo Gestión. Tan solo seis meses después de la implantación de este sistema, Multiasistencia ya ha podido ver los primeros resultados: agilización de los procesos y automatización de los procesos contables entre otros, así como una mayor satisfacción de los empleados en el proceso de gestión, solicitud y liquidación de sus gastos de viaje.

Como asegura Carmen Bejarano, Controller de Multiasistencia, “Apostamos permanentemente por la innovación tecnológica y la eficiencia en los procesos, por eso nos decidimos por esta herramienta para todo relacionado con la gestión de las hojas de gastos, la planificación de los viajes y su autorización. Hemos automatizado todo el proceso, de forma que los interfaces contables son ahora automáticos y nos permiten obtener analíticas de centros de costes por personas, la tipología de los gastos y una ampliada variedad de informes. Todo esto favorecería la toma de decisiones. Hasta ese momento, la contabilidad de la liquidación de gastos se llevaba de forma manual, y aunque el sistema funcionaba siempre se podía mejorar”.

Por ello, y en línea con los altos estándares de calidad presentes en el modelo de gestión de siniestros de Multiasistencia, desde el departamento financiero se tomó la decisión de incorporar una herramienta de gestión en esta área.

El proceso comenzó con una consulta a las agencias de viajes con las que trabajaba la compañía para conocer las herramientas que utilizaban para la gestión de viajes. Tras contactar con los suministradores de las plataformas utilizadas y analizar las propuestas presentadas de acuerdo a las necesidades de la compañía se eligió la solución Notilus de Dimo Software.

A la hora de decantarse por una plataforma u otra desde Multiasistencia tenían muy claras cuáles eran sus necesidades y las áreas en las que la herramienta debía suponer una mejora sustancial. Entre ellas destacaban: contar con una herramienta de reporting y automatismos a todos los niveles, la integración de facturas con otros proveedores, liquidación de gastos de empleados con MicrosoftNavision y sobre todo, “que fuera una herramienta muy intuitiva, de fácil uso a nivel de usuario”, señala Carmen Bejarano.

La elección de Notilus por parte de Multiasistencia vino motivada por características como por ejemplo la facilidad para simplificar los procedimientos de la empresa, la reducción del coste de las operaciones, la mejora los controles Internos y sobre todo conseguir una visión más amplia y detallada del análisis de los gastos relacionados con los viajes de negocios.

Notilus

Notilus es una plataforma que facilita la gestión de todo lo relacionado con la política de viajes y desplazamientos de una organización así como de los gastos e incidencias asociados a ellos. Entre sus principales características destaca su visión 360°de todos los datos relacionados con los viajes de negocios, la posibilidad de realizar análisis multidimensionales consolidados y detallados en tiempo real, respetando a la política de viajes de la empresa y aplicando las normas fiscales y legales de cada país.

Entre los principales beneficios que Notilus permite a las compañías destacan la optimización de los procesos internos y externos, un control eficiente, una reducción del tiempo en la gestión de los viajes y un incremento de la productividad, (del 50 al 75% para los empleados y del 40 al 100% para los departamentos transversales) así como importantes ahorros fiscales y sociales directos.

Grupo de trabajo y fases de implantación

Para la puesta en marcha de este proyecto y como señala Carmen Bejarano “se creó un grupo de trabajo al frente del que se colocó un jefe de proyecto se involucró al departamento financiero-contable. A la vez mantuvimos reuniones frecuentes con el área de Recursos Humanos ya que el sistema debía comunicarse con el interfaz de la aplicación de RR.HH con el que contaba la empresa y también se tuvieron en cuenta aspectos de seguridad con el departamento de IT”.

En cuanto a las fases en las que se dividió el proyecto, “fue la propia Dimo Gestión la que nos fue marcando las fases del proyecto, pues eran ellos los que tenía la experiencia y los conocimientos. En un primer momento se llevó a cabo la carga de la base de datos de todas las empleados del Grupo. Realizamos una serie de reuniones internas con el proveedor para explicarles nuestro procedimiento de gastos internos y poder diseñar circuitos de workflow. Era necesario que Dimo Gestión conociera nuestra casa para que pudiera implantar, de la forma más eficiente posible, toda la metodología de su herramienta”, explica Carmen Bejarano.

Los responsables de Multiasistencia tenían claro que querían plasmar en la nueva plataforma todos los procedimientos y circuitos de aprobación de los viajes con los que contaban y con los que, según Bejarano, “nos encontrábamos cómodos y por lo tanto considerábamos que la herramienta debería plasmar la política actual y que ésta estuviera permanentemente actualizada”.

En cuanto a los plazos en los que se ha implantado Notilus, el proyecto comenzó a finales de abril de 2012 y actualmente ya está finalizada su implantación en España, “donde ya trabajamos en real y ahora nos queda la parte de Francia en la que estamos en la fase del piloto. Nuestra idea es dejar una configuración sólida de la aplicación para la posterior extensión de nuestro procedimiento y herramientas en nuestra fase de desarrollo internacional y crecimiento en otras geografías.”

Beneficios y mejoras

La utilización de Notilus desde finales del pasado año está empezando a dar sus resultados en Multiasistencia. Como asegura Carmen Bejarano, “estamos en los inicios del uso de la aplicación, pero ya tenemos en pleno funcionamiento todos los módulos, hemos llevado a cabo también la parametrización de las reglas de la política de viajes internos y tenemos, mediante alertas, controlado si se cumplen las normas relacionadas con las notas de gastos”. Carmen Bejarano además señala que “nos hemos dado cuenta de que todas estas funciones se realizan mucho más rápido. Se han mejorado los circuitos de autorización, pero no solo en cuanto al tiempo sino también visualmente ya que cuando los aprobadores autorizan un viaje o cuando revisan las notas de gastos tienen ya toda la información recopilada en el sistema y pueden ver qué viaje están autorizando o los detalles de las notas de gastos”.

Hay un aspecto que para Carmen Bejarano ha sido muy importante en todo este proyecto y es la opinión que los usuarios tuvieran del nuevo sistema. “Era importante que no se produjera ningún rechazo por parte de los usuarios que son los que tienen que utilizarlo para sus viajes.

Hoy por hoy no hemos recibido sensaciones negativas por parte de los usuarios pues Notilus es una herramienta muy intuitiva y fácil de utilizar”.

Por otra parte destacan que es una gran ventaja que tanto el usuario como su responsable, pueda disponer del histórico de todas las notas de gastos. Desde Multiasistencia también se destaca que en cuanto al control, facilita la toma de decisiones y permite automatizar procesos contables.

Pero también ha habido algunos inconvenientes derivados de los cambios y que como afirma Bejarano, “se irán solucionando con el tiempo y con el uso del programa”. Los inconvenientes que cita la responsable de Multiasistencia se refieren al procedimiento de aprobaciones en Notilus, “si el aprobador no da su visto bueno al viaje, todo el proceso se retrasa y esto iremos mejorándolo a medida que seamos conscientes de que debemos ser más ágiles. Es cuestión de adaptación y de comunicar a la organización la necesidad, importancia y ventajas de esto”.