Testimonio NOTILUS de ROSSIGNOL

 Rossignol, grupo fabricante y distribuidor de artículos para la práctica de deportes de invierno presente en todo el mundo, simplifica la gestión de sus notas de gastos con Notilus en modo ASP. 

Líder mundial de equipamiento para deportes de invierno

Rossignol diseña y fabrica una gama completa de productos para la práctica de deportes de montaña. La empresa está especializada en el esquí y produce fijaciones, botas de esquí…, así como otros artículos para el snowboard y el esquí de fondo. A esto se añade una colección textil de línea técnica y casual.

Filosofía de la marca: Ofrecer diferentes artículos para la práctica del deporte, diseñados con la tecnología más avanzada y la experiencia de una empresa con más de cien años de existencia.

Notas de gastos complejas y irregulares

A finales de mes se deben procesar 300 notas de gastos, de las cuales unas cien son bastante simples, con aproximadamente diez líneas, procedentes de la dirección o de los diferentes departamentos. Sin embargo, otras cien son mucho más complejas, pues están relacionadas con el departamento comercial, exportación y marketing, que garantizan la distribución, comercialización y promoción de los productos en los mercados nacionales e internacionales; con los técnicos en actividades de competición que viajan por todo el mundo…

Notilus, una gran ayuda para el departamento de contabilidad

Hace más de 15 años que René Allirot, responsable de contabilidad, utiliza Notilus para solucionar la problemática referente a las notas de gastos.

Antes de instalar Notilus para automatizar la gestión de las notas de gastos, el control de estas por los distintos departamentos podía movilizar a varias personas, con resultados no siempre fiables:

  • multiplicaciones y sumas que se tenían que repetir varias veces, «con la gestión de tantas divisas como países visitados»;
  • comprobación del cumplimiento de la política de viajes del grupo (comidas, alojamientos en hotel, peajes, etc.);
  • gestión de los anticipos, etc.

Ahorro de tiempo y procesos simplificados

A principios de mes, el departamento de contabilidad integra en Notilus el extracto de las tarjetas corporativas que el banco le envía mediante comunicación bancaria segura.

El empleado solo tiene que :

  • confirmar los pagos realizados con tarjeta: el origen del gasto y el IVA ya están detallados, solo hay que comprobar el concepto, que tiene un código predeterminado;
  • introducir los pagos realizados en efectivo;
  • indicar los números en los justificantes, a medida que se introducen;
  • presentar los justificantes y validar su nota mediante el envío al control de gastos.

Las ventajas para el departamento de contabilidad son :

  • control rápido: a cada nota le corresponde un número y los justificantes se pueden verificar con rapidez;
  • las divisas no se tienen que volver a tratar;
  • modificación sencilla de los límites máximos;
  • menos verificaciones al reducir el número de pagos en efectivo;
  • facilidad para solicitar que se vuelvan a emitir los justificantes que faltan;
  • simplificación de los controles y de las validaciones: «nada se pasa por alto»
  • posibilidad de establecer estadísticas, especialmente por empleado y por gasto.

Evoluciones de Notilus

«Hace mucho tiempo que Rossignol es cliente de DIMO Gestion, pues ya son más de 15 años que la empresa tiene instalada la herramienta Notilus. Esto nos ha permitido ser testigos de su evolución.

Gracias a Notilus hemos podido pasar de un tratamiento muy laborioso basado en ficheros Excel a un tratamiento automatizado mucho más sencillo, a la vez que nos ha facilitado la gestión de las divisas.

Asimismo, de las tarjetas corporativas con cargo a la cuenta de la empresa hemos pasado a las tarjetas con cargo a la cuenta del empleado, lo que evita que los empleados se retrasasen a la hora de elaborar sus notas de gastos.

También hemos cambiado la forma de conectarnos a la aplicación Notilus mediante el modelo ASP. La decisión de alojar la solución directamente en el editor de la solución ofrece varias ventajas: nos hemos liberado de todo lo relacionado con el sistema informático y ahora solo tenemos un interlocutor, la hotline, además de disfrutar de las actualizaciones y las nuevas versiones de forma automática.

En cuanto al IVA, la gestión de sus porcentajes en Notilus resulta muy sencilla y facilita la tarea de la persona encargada de las notas de gastos, quien realiza la comprobación de forma mucho más rápida. Asimismo, se ha simplificado la recuperación del IVA, lo que representa beneficios económicos significativos.

Notilus ofrece una gran cantidad de evoluciones de las que podemos ser partícipes en los Club Usuarios. Esta cita anual nos permite conocer las nuevas versiones y opinar sobre las evoluciones del producto, además de intercambiar impresiones con los equipos de producto de Notilus».

Valoración del proyectoBilan du projet

«Notilus ha sabido adaptarse a los cambios del mercado, responder a las necesidades de los clientes e innovar. Sin duda alguna, el proyecto Notilus ha agilizado la tarea de gestión e introducción de las notas de gastos», concluye un satisfecho René Allirot.