Testimonio NOTILUS de SCOTTS

«La implementación de Notilus ha supuesto ahorro de tiempo, eficacia y sencillez »

Información sobre Scotts

El gigante estadounidense Scotts, líder mundial en productos y sistemas de abonado para la jardinería, cuenta con presencia en Francia a través de Scotts France. Esta compañía diseña, fabrica distribuye y comercializa fertilizantes y productos para el cuidado de las plantas del hogar y del jardín. Entre sus marcas se incluyen Fertiligène, KB, Substral y Miracle-Gro.

Contexto y retos

Hasta la implementación de Notilus, las notas de gastos se procesaban con Excel. Como los datos se tenían que introducir de forma manual, los errores eran frecuentes. A veces, las fórmulas de cálculo no eran exactas y la validación se convertía en un proceso demasiado lento. Es más, podía darse el caso de que se extraviaran los justificantes enviados por correo postal.

Desde un punto de vista contable, resultaba complicado corregir los importes. La laboriosa tarea de tener que volver a introducir los datos, además de poco práctica, daba lugar a que las cantidades o los nombres de las personas no fueran los correctos.

La apuesta por Notilus

En 2005, y a la luz de esta situación, el departamento de contabilidad inició el proyecto Notilus. «La solución implantada en la sede de los Estados Unidos nos parecía demasiado costosa y difícil de usar, por lo que Notilus de DIMO Gestion captó nuestra atención: Notilus era la solución que mejor se adaptaba a nuestras necesidades».

Inició del proyecto

El responsable del departamento de contabilidad y Marlène Camus, junto con los consultores de DIMO Gestion, redactaron el documento con las especificaciones del proyecto.

«En todo momento, el equipo de DIMO Gestion nos ha ayudado a planificar y enfocar el proyecto».

En las fases previas al proyecto, es de vital importancia comprender de antemano todas las necesidades, estudiar detenidamente el workflow

«La política de viajes vigente está integrada en la herramienta, y esta gestiona los diferentes límites en función de la jerarquía y del perfil del trabajador.

Las ventajas de Notilus

Todos en la empresa han podido beneficiarse de esta solución:

  • El departamento contable

La implementación de Notilus ha supuesto ahorro de tiempo, eficacia y sencillez: «Basta con un clic para importar el fichero de las notas de gastos, las cuales se contabilizan de forma automática, inmediata y correcta. En todo momento podemos conocer con detalle en qué fase se encuentra la nota: si se ha rechazado (con la posibilidad de incluir un comentario para conocer por qué se ha rechazado), si se ha reembolsado… El tiempo ahorrado en estas tareas lo podemos dedicar a otras de gran valor añadido».

  • El personal de la empresa

La introducción de las notas de gastos resulta mucho más fácil, simple y rápida.

«Cada trabajador dispone de una tarjeta corporativa con la que realiza todos los pagos relacionados con los viajes de negocios (compra de billetes de tren o de avión, alquiler de vehículos, reservas en hoteles, etc.). Las tarjetas pertenecen a la empresa, y los gastos se cargan en la cuenta del trabajador. En Notilus se encuentran todos los pagos que este ha realizado, lo que evita tener que volver a introducir la fecha y el importe. Solo habrá que completar el tipo de gasto (introducido con anterioridad en el programa). El hecho de vincular una tarjeta de  empresa (o corporativa) a Notilus aumenta el valor añadido de una herramienta con estas características».

  • Los encargados de validar las notas de gastos

A menudo, la mayoría de los superiores jerárquicos, encargados de validar las notas de gastos de sus trabajadores, se encuentran en el extranjero. Notilus les permite realizar las validaciones desde cualquier lugar. Asimismo, la herramienta les ofrece una visión general de los justificantes.

  • La empresa

Lo beneficios financieros obtenidos por la empresa son significativos: se han evitado los errores, la política de viajes está en todo momento controlada y los justificantes no se extravían. Todo el personal y el departamento contable, en particular, han visto aumentada su productividad.

La implementación de una herramienta que permite la gestión automatizada de las notas de gastos ha resultado muy provechosa para toda la empresa.

Autonomía en el uso de Notilus

«Gracias a los conocimientos que el equipo de DIMO Gestion me ha transmitido, he sido capaz de:

– Configurar de forma completamente autónoma la solución Notilus, lo que, a su vez, me ha permitido implementar la herramienta exitosamente en nuestra filial de Bélgica.

– Manejar la herramienta de reporting de Notilus para obtener de forma fácil e inmediata todos los informes de análisis solicitados por los directores. Gracias a estos informes, podemos seguir toda la información relativa a los viajes de negocios del personal: tipo de gasto por trabajador, servicios, proyectos, etc., además de realizar los ajustes necesarios».